📌 「探す」「聞く」「待つ」が消えた。紙ファイルをやめて、部署をまたぐ情報共有の仕組みづくり
🔍 昔はこうだった：紙ファイルで詰まる情報の流れ
加工品の仕様や注意点は、長年管理部門で紙ファイルに記録・保管されていました。
それはそれで整っていたのですが、現場で確認したいときはひと苦労。
- 「あの仕様、どこにあったっけ？」と毎回聞かないと分からない
- 「この製品、最近の変更点は？」とファイルを探すのに一苦労
- 誰に聞けばいいかもわからず、違う人を経由してやっと辿り着くことも…
結局、情報が必要なのにたどり着けない。
あるいは、間違った情報を元に作業してしまう。
そんな小さなストレスとロスが、毎日積み重なっていたのです。
✅ 仕組みを変えた：AppSheetで“共通アプリ”を構築
この課題を解決するため、AppSheetを使って、現場と管理部門で共通の情報アプリを作成しました。
ポイントは、「ひとつの場所に集める」のではなく、
「どこでも入力・どこでも確認できる」ようにしたことです。
- 管理部門は、従来の紙ファイルの内容をアプリ上に直接入力
- 現場も、作業中や朝礼時などにスマホ・タブレットで最新情報を確認
- 会議室では、ノートパソコンで一覧を見ながらその場で議論＆修正
- 入力場所や閲覧場所を固定しないことで、情報の流れが止まらなくなった
たとえば製品の仕様変更があった場合でも、
「入力した瞬間に、どの場所からでも反映されている」状態が当たり前になりました。
📈 Looker Studioで“誰にでもわかる見える化”へ
AppSheetで蓄積されたデータはGoogleスプレッドシートに連携され、
Looker Studioで自動的にグラフや表に変換される仕組みも導入しました。
- 製品ごとの仕様一覧
- 更新履歴と最終更新者
- ロット別・品番別の傾向
- 現場で使いやすいフィルター付き検索画面
今までは、探すこと自体が一仕事でしたが、
今では「見たいときに、見たい人が、どこでも確認できる」環境が整っています。
💡 導入の効果：情報が“流れる”ようになった
- ファイルを探す手間・聞き回る手間がゼロに
- 情報が「その人の頭の中」から「みんなで見られる場所」へ
- 会議中の「この情報ある？」→「ここに出てる」で即解決
- 入力・修正も“その場で”できるので、記録漏れも激減
以前は、「あとで見に行きます」「また聞いてきます」が当たり前だったやりとりが、
今では「その場で確認」「その場で入力」が常識に変わっています。
🛠 情報が止まらない現場へ
この取り組みで実感したのは、
「場所に縛られない情報の見える化」こそが、本当の効率化の第一歩だということ。
AppSheetとLooker Studioを組み合わせれば、
どんな場所からでも同じ情報を共有・活用できる環境が、
特別なITスキルがなくても作れるのです。
📌 まとめ：現場と管理の「情報の壁」をアプリでなくす
- 入力も確認も、“その場”でできるようにしたことでムダが激減
- 紙ファイル時代の「手間・探す・聞く」が不要に
- 会議・現場・事務所、どこでも即時に同じ情報を確認
- 担当が変わっても、記録が残っていれば誰でも対応できる
🔧 Google Workspace を導入予定の方へ
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